Что закупка меняет в остатках на складе

Вы оформили заказ поставщику. Товар еще не приехал, но склад уже изменился — не весь, а частью колонок. Эта статья разбирает, что меняется сразу после сохранения закупки, а что ждет приемки.

Формулы самих колонок разбирает статья «Таблица остатков: что значит каждая колонка». Здесь — только про то, как на них влияет заказ поставщику.

Коротко: что меняет открытая закупка

Открытая закупка — это заказ в статусе «Не получен» или «Частично получен».

Что на складе	Меняет открытая закупка
Строка позиции в таблице остатков	появляется, если ее не было
«Ожидается»	растет на непринятое количество
«Расчетный остаток»	растет вместе с «Ожидается»
Подсветка строки и тумблер «Ниже безопасного запаса»	подсветка может погаснуть
Плашки доступности в заказах	переключаются на «Ожидается»
«В наличии»	не меняется
«Доступно» и «Зарезервировано»	не меняются
«Средняя себестоимость» и «Стоимость остатка»	не меняются
Партии и серии	не создаются

Позиция появляется в остатках сразу

Самое неочевидное: строка остатка создается в момент сохранения закупки, а не в момент приемки. В таблице появляется позиция с нулем в «В наличии» и заказанным количеством в «Ожидается».

До этого позиции в остатках могло не быть вообще. Ни создание карточки товара, ни импорт каталога строку остатка не создают — ее создают документы. Первый заказ поставщику как раз такой документ.

Поэтому «позиция появилась в остатках» не значит «товар приехал». Смотрите на «В наличии»: ноль там означает, что физически на складе ничего нет.

«Ожидается» зависит только от статуса приемки

В колонку попадает непринятый остаток по заказам в статусах «Не получен» и «Частично получен». Больше ни от чего количество не зависит:

• дата поставки на количество не влияет. Заказ с датой на конец года и заказ с датой на завтра дают одинаковую цифру. Дата работает только в подсказках вида «поступление ДД.ММ.ГГГГ» — она отвечает на вопрос «когда», а не «сколько».
• оплата не влияет. Оплаченный и неоплаченный заказ считаются одинаково.
• поставщик не влияет. Заказ без выбранного поставщика сохранить нельзя, но на цифру сам поставщик не действует.

Как только заказ переходит в «Получен», он уходит из «Ожидается» полностью.

Открытая закупка может погасить подсветку дефицита

«Расчетный остаток» считается с учетом ожидаемого прихода, а подсветка строки и тумблер «Ниже безопасного запаса» — по нему. Значит, стоит оформить закупку, и строка перестанет быть красной, а ссылка «Создать закупку на N» пропадет. Из тумблера «Ниже безопасного запаса» позиция тоже уйдет.

Это правильно: заказ уже оформлен, повторно заказывать не нужно. Но читать это надо как «дефицит закрыт заказом», а не «дефицита не было». Физически на складе пока ничего не прибавилось.

Деньги открытая закупка не двигает

«Средняя себестоимость» и «Стоимость остатка» считаются только от того, что физически лежит на складе. Открытый заказ в них не входит, даже если в нем указана цена и дополнительные расходы.

Сумма в рублях в строке «Итого» на вкладке «Остатки» — тоже стоимость фактического остатка, а не стоимость запаса вместе с заказанным. Так что после оформления закупки складская сумма не изменится ни на рубль.

Что меняет приемка

Дальше работает уже не заказ, а поступление. Приемка:

• увеличивает «В наличии» на принятое количество;
• уменьшает «Ожидается» на принятое количество;
• создает партию у позиций с партионным учетом, с себестоимостью по цене приемки вместе с накладными расходами;
• пересчитывает «Среднюю себестоимость» методом скользящей средней;
• двигает статус заказа: «Не получен» → «Частично получен» → «Получен».

Каждый из этих шагов разобран подробно: «Приемка заказа на закупку», «Статусы приемки закупки», «Партии при приемке закупки», «Себестоимость после приемки закупки».

Частичная приемка

Приняли часть заказа — «Ожидается» уменьшается ровно на принятое количество, остальное остается ждать.

Заказали 100 кг, привезли 30. После приемки «В наличии» 30, «Ожидается» 70, статус заказа «Частично получен». Досдали остальные 70 — «В наличии» 100, «Ожидается» ноль, статус «Получен».

Складывать «В наличии» и «Ожидается» по частично полученному заказу не нужно: вместе они дают заказанное количество, а не будущий остаток. Как принимать заказ частями, разбирает статья «Частичная приемка и история закупки».

Где увидеть приемку строкой

Отдельной ленты движений по позиции в системе нет. Поступление видно в двух местах:

• блок «История приемок» в карточке закупки. Каждое поступление — строка с бейджем «Приемка», количеством, датой, пользователем и колонкой «Склад прихода».
• карточка партии у партионных позиций. В блоке «Информация» поле «Источник» покажет «Закупка», а блок «Откуда появилась» — сам заказ: номер, дату, поставщика, количество и цену. Клик по этому блоку открывает закупку. Подробнее — в статье «Карточка партии».

Краевые случаи

«Ожидается» одинаковое во всех строках позиции. Колонка считается по позиции целиком и по складам не разрезана. Если материал лежит на трех местах хранения, одно и то же число появится во всех трех строках, и складывать их между собой нельзя. Разбор таких расхождений — в статье «Почему остаток не сходится».

Приход всегда идет в склад по умолчанию. Выбрать склад приемки в форме нельзя, поэтому в «Истории приемок» колонка «Склад прихода» всегда показывает один и тот же склад. Переложить партию на другое место хранения можно уже после приемки, из карточки партии.

В выгрузке остатков «Ожидается» всегда ноль. Файл и экран здесь расходятся: в CSV эта колонка не заполняется. Что еще отличается в выгрузке, разбирает статья «Выгрузка остатков и партий».

После удаления закупки нулевая строка остатка остается. Количество вернется к нулю, а сама строка позиции останется в таблице навсегда. Это не остаток-призрак: в «В наличии» там ноль.

Смотрите также:

• Таблица остатков: что значит каждая колонка — формулы «Доступно» и «Расчетного остатка», денежные колонки и права
• Закупка из плана пополнения запасов — откуда система знает, что позицию пора заказывать
• Приемка заказа на закупку — как оформить поступление и что оно меняет
• Управление запасами: как читать остатки — базовое объяснение колонок склада