Закупка из плана пополнения запасов

Раздел «План» отвечает на вопрос «что и когда пора заказать». Он берёт остатки, открытые заказы и страховой запас, считает, когда запас закончится, и показывает список позиций, по которым пора действовать. Из этого списка заказ поставщику оформляется одной кнопкой.

Где находится план и чем отличаются его табы

Пункт «План» с иконкой календаря стоит в главном меню. Внутри два таба, у каждого свои под-вкладки «Все», «Товары» и «Материалы»:

• «Планирование» — как остаток каждой позиции пойдёт по неделям вперёд.
• «Пополнение» — какие позиции пора докупить или запустить в производство.

Разница в вопросе. «Планирование» отвечает «как будет меняться остаток», «Пополнение» — «что и когда заказать».

Оформить закупку можно только с «Пополнения». На табе «Планирование» кнопки нет ни в строке, ни в тулбаре: если вы ищете её в графике по неделям, переключитесь на второй таб.

Раздел видят все сотрудники, кроме оператора цеха. Отдельного права на «План» в системе нет: доступ к нему не настраивается вместе с правами на закупки и склад.

Почему таблица пустая

Если пополнять нечего, вместо строк стоит «Все позиции в норме.». Это не сбитый фильтр и не ошибка загрузки — просто ни по одной позиции дефицит не прогнозируется.

Позиция может не попасть в таблицу по трём причинам:

• не задан страховой запас. Без порога сравнивать не с чем, и рекомендации по позиции не будет. Страховой запас вводится прямо в ячейке таблицы остатков — см. «Таблица остатков: что значит каждая колонка».
• дефицит наступит позже, чем через 16 недель. Дальше этого горизонта план не смотрит.
• рекомендация получилась нулевой. Если по расчёту докупать нечего, строки нет.

Поэтому пустая таблица читается так: «в пределах 16 недель всё в порядке у позиций с заданным страховым запасом». Позиции без страхового запаса в этот вывод не входят вообще.

Колонки таба «Пополнение»

Колонка	Что показывает
«Товар»	код и название позиции, ссылка ведёт в карточку
«Поставщик»	поставщик по умолчанию из карточки позиции; пусто, если он не задан
«Ниже безопасного запаса»	когда прогноз впервые уходит ниже страхового запаса
«Прогнозный остаток»	сколько останется на эту дату; минус выделен красным
«Рекоменд. кол-во»	сколько докупить, чтобы вернуться к страховому запасу
«Стоимость закупки»	рекомендуемое количество × цена
«Срок заказа»	к какой дате оформить заказ, чтобы успеть

Что стоит знать про каждую цифру:

• «Ниже безопасного запаса» — начало недели, в которой прогноз уходит ниже порога. План считает неделями, поэтому дата всегда попадает на начало недели, а не на конкретный день.
• «Прогнозный остаток» — то, что лежит на складе, плюс ожидаемые поступления, минус потребности открытых заказов и минус прогноз спроса. Каждое поступление засчитывается с той недели, когда оно реально придёт: поставка с датой получения через месяц не уменьшает нехватку сегодняшней недели. Исключение — закупка без даты получения: она попадает в первую неделю и считается доступной сразу. Поступления за пределами 16-недельного горизонта планирования в расчёт не попадают вовсе.
• «Рекоменд. кол-во» = страховой запас минус прогнозный остаток. Для позиций в неделимых единицах количество округляется вверх: расчётные 12,3 шт превращаются в 13.
• «Стоимость закупки» — оценка, а не счёт от поставщика. Цена берётся из карточки позиции: сначала цена закупки, а если она не заполнена — себестоимость. У товаров колонка пустая: их план предлагает не покупать, а производить.

Заголовок «Срок заказа» кликабельный: он сортирует таблицу по этой дате в обе стороны. Число над таблицей — количество строк-рекомендаций, а не оформленных заказов.

«Срок заказа» — самая полезная колонка

«Ниже безопасного запаса» говорит, когда станет плохо. «Срок заказа» говорит, когда надо действовать:

срок заказа = дата «Ниже безопасного запаса» − срок поставки позиции

Срок поставки берётся из карточки позиции, вкладка «Детали поставки»: у материала это поле «Срок поставки (дней)», у товара — «Срок поставки». Если оно не заполнено, план считает по умолчанию 7 дней. Поставили материалу срок 30 дней — и «Срок заказа» отодвинется на месяц назад от даты дефицита. Разбор самой вкладки — в статье «Детали поставки товара».

Вместо даты в колонке может стоять слово «Срочно»:

• «Срочно» красным — дата заказа сегодня или уже прошла. Заказывать надо сейчас, и всё равно поставка придёт позже, чем нужно.
• «Срочно» жёлтым — до даты заказа осталось не больше недели.

Стоит дата — время ещё есть. Стоит «Срочно» — времени нет.

Прогноз спроса

Справа в таб-строке стоит переключатель «Активировать прогноз спроса». Он включён по умолчанию.

Прогноз — это средняя недельная продажа позиции по отгруженным заказам за последние 8 недель, за вычетом проведённых возвратов. Система берёт эту историю, делит её на 8 и раскладывает результат по будущим неделям. Заказ, который оформлен, но ещё не отгружен, в прогноз не попадает — он входит в расчёт отдельно, как подтверждённая потребность.

Расчёт учитывает выбранный склад: отгрузки с других складов в прогноз не идут. Подробный разбор формулы, окна в 8 недель и каскада по рецепту — в статье «Прогноз спроса: откуда берётся число».

Отсюда два следствия, о которых легко забыть:

• прогноз не знает про производство. Материал, который уходит в цех, а не в продажу, спроса по этой формуле не создаёт. Потребности уже оформленных производственных заказов в расчёт входят, но как подтверждённая потребность, а не как прогноз будущего расхода. По материалу, который вы стабильно тратите в производстве без открытых заказов, план недооценит расход.
• окно расчёта фиксированное. 8 недель истории поменять нельзя, и в интерфейсе это число не показано.

Выключите переключатель — и в расчёте останутся только подтверждённые потребности по заказам. Строк станет меньше, а даты дефицита отодвинутся.

Селектор склада

Рядом с переключателем стоит селектор мест хранения, по умолчанию «Все склады». Выбрали один склад — остаток, резервы и производственные заказы считаются по нему.

А вот ожидаемый приход по закупкам по складам не разрезан. У заказа поставщику склада как поля нет, поэтому ожидаемое количество входит в расчёт целиком при любом выбранном складе. По одному складу «Прогнозный остаток» из-за этого может выглядеть лучше, чем есть на самом деле. Подробнее про это в статье «Почему остаток не сходится».

Кнопка «Закупка»

В конце строки материала стоит кнопка «Закупка» с плюсом. Клик открывает форму нового заказа на закупку. Закупки в этот момент ещё нет — есть только заполненная форма.

Что подставилось:

Поле закупки	Что подставилось
Позиция строки	позиция из строки плана
Количество	«Рекоменд. кол-во»
Цена	«Стоимость закупки», делённая на количество
Поставщик	поставщик по умолчанию из карточки позиции
Ожидаемая дата	дата из колонки «Ниже безопасного запаса»

Заказ появится в системе после первого сохранения формы. Форма сохраняется сама, как только вы уйдёте из первого изменённого поля. Открыли и ушли со страницы, ничего не тронув, — закупки не будет, и в списке закупок она не появится.

Ожидаемую дату стоит проверить до сохранения. Это начало недели дефицита, и она вполне может оказаться в прошлом — тогда заказ сразу будет выглядеть просроченным.

Дальше форма ведёт себя как обычная закупка: поля, проверки и автоподстановку из карточки разбирает статья «Как создать заказ на закупку».

Почему у товара кнопка «Производство»

Кнопка выводится из типа позиции, а не из того, как вы её пополняете. У материалов всегда «Закупка», у товаров всегда «Производство».

Из этого следует неприятное: товар, который вы перепродаёте, а не производите, заказать из плана нельзя. Кнопка в его строке всё равно будет «Производство». Оформляйте такую закупку вручную из раздела «Закупки».

Кнопка «Производство» бывает выключенной. Если у товара нет активного рецепта, кнопка серая, а под курсором появляется подсказка «Нет активного рецепта». Задайте рецепт в карточке товара, и кнопка заработает.

Краевые случаи

У позиции не задан поставщик по умолчанию. Колонка «Поставщик» в плане пустая, и в форме закупки обязательное поле «Поставщик» тоже останется пустым. Заказ не сохранится, пока вы его не выберете. Чтобы не заполнять каждый раз, задайте поставщика на вкладке «Детали поставки» карточки позиции.

Обновление страницы теряет предзаполнение. Данные передаются при переходе, а не через адрес страницы. Нажали F5 в форме до первого сохранения — увидите пустую форму закупки.

Ссылку на предзаполненную закупку переслать нельзя. В адресе нет ни позиции, ни количества. Коллеге придётся нажать «Закупка» самому. Как только форма сохранилась, у заказа появляется обычный адрес, и его уже можно передать.

Отметить несколько строк и оформить один заказ нельзя. Чекбоксы в строках есть, но массового создания закупок в системе нет: заказ оформляется по одной строке за раз.

Чего план не делает

• Не создаёт заказы сам. И «Закупка», и «Производство» только открывают форму.
• Не сравнивает остаток ни с чем, кроме страхового запаса. Других порогов у позиции нет.
• Не учитывает минимальную партию закупки: рекомендуемое количество считается от дефицита, а не от условий поставщика.
• Не присылает уведомлений и писем о наступлении дефицита. Таб надо открывать самому.

Смотрите также:

• Таблица остатков: что значит каждая колонка — где задать страховой запас и как читать «Расчётный остаток»
• Как создать заказ на закупку — поля закупки, автоподстановка из карточки и проверки при сохранении
• Что закупка меняет в остатках на складе — что изменится сразу после сохранения заказа, а что только после приёмки
• Закупка из производственного заказа — второй путь в закупку: из строки ингредиента