Таблица остатков: что значит каждая колонка

Это справочник по таблице остатков: точные формулы, скрытые колонки и права. Если вы только начинаете и хотите понять смысл колонок на простом уровне, начните со статьи «Управление запасами: как читать остатки».

Какие колонки есть в таблице

На вкладке «Остатки» → «Все» колонки идут слева направо в таком порядке:

• «ID» — внутренний номер позиции.
• «Название» — товар или материал.
• «В наличии» — сколько единиц физически лежит на складе.
• «Ожидается» — сколько единиц должно поступить.
• «Зарезервировано» — сколько требуется под открытые заказы.
• «Доступно» — свободный остаток.
• «Карантин» — сколько единиц принято на склад по браковому возврату и ждет разбора. Они лежат на полке, но в «Доступно» не идут, пока их не выпустят из карантина. Пусто, если карантинных единиц нет.
• «Страховой запас» — целевой минимум, правится прямо в таблице.
• «Расчетный остаток» — хватит ли запаса с учетом всего.
• «Средняя себестоимость» — скрыта по умолчанию.
• «Стоимость остатка».
• «Ед. изм».
• «Место хранения».

У позиций с партионным учетом слева появляется стрелка: она раскрывает партии этой строки. На вкладках «Товары» и «Материалы» колонки те же, но партии не раскрываются.

«Доступно» и «Расчетный остаток» — это разные числа

Две расчетные колонки чаще всего путают. Формулы у них разные:

• «Доступно» = «В наличии» − «Зарезервировано» − «Карантин». Отвечает на вопрос «что я могу отгрузить сегодня».
• «Расчетный остаток» = «В наличии» + «Ожидается» − «Зарезервировано» − «Страховой запас». Отвечает на вопрос «нужно ли закупать или запускать производство». В «Ожидается» здесь идет только тот приход, срок которого еще не вышел: просроченная поставка дефицит не гасит.

Пример. По материалу «В наличии» 40 кг, «Ожидается» 100 кг из открытой закупки, «Зарезервировано» 25 кг под заказы, «Страховой запас» 30 кг.

• «Доступно» = 40 − 25 = 15.
• «Расчетный остаток» = 40 + 100 − 25 − 30 = 85.

Разница в 70 кг — это поставка в пути и страховой запас. Отгрузить прямо сейчас можно только 15 кг, но закупать ничего не нужно.

Если «Страховой запас» не заполнен, в «Расчетном остатке» стоит прочерк — считать не от чего.

«Зарезервировано» — это потребность, а не блокировка

В колонке считается сумма недоотгруженных количеств по заказам клиентов в статусе «Открыт». Система нигде не «замораживает» этот запас: отгрузить позицию, которая числится зарезервированной под другой заказ, она не помешает.

Относитесь к колонке как к предупреждению «на это уже есть обязательства», а не как к защите от двойной продажи.

Откуда берется «Ожидается»

Складываются два источника: незакрытые производственные заказы и заказы на закупку в статусах «Не получен» и «Частично получен». Оба источника работают для любой позиции: тип не фильтруется, и закупаемый товар, который вы перепродаете, тоже попадет в «Ожидается» через закупку. По частично полученному заказу считается непринятый остаток: заказали 100, приняли 30 — в «Ожидается» остается 70.

Важная оговорка: «Ожидается» считается по позиции целиком и не разрезано по складам. Если материал лежит на трех местах хранения, одно и то же число появится во всех трех строках. Складывать их между собой нельзя.

«Страховой запас» и подсказка о закупке

«Страховой запас» вводится прямо в ячейку таблицы. Как только «Расчетный остаток» уходит ниже нуля, строка подсвечивается, а рядом появляется ссылка «Создать закупку на N» с уже подставленным количеством и единицей измерения.

Тумблер «Ниже безопасного запаса» в тулбаре оставляет в таблице только строки, где запаса не хватает. Это не только ушедшие в минус: сюда же попадают позиции, у которых на полке меньше страхового запаса, а порог закрывает одна непринятая поставка. Заказ по ним уже размещен, поэтому в дефицит они не считаются — в строке «Итого» они посчитаны отдельно, как «ждут поставку».

Строка «Итого» и плашка обеспеченности

Первая строка таблицы, сразу под шапкой, — это итог по всему, что сейчас в таблице. Слева, под словом «Итого», стоит плашка обеспеченности, справа — сумма в рублях.

«Обеспечено N% позиций» — доля позиций, у которых «Расчетный остаток» не ушел ниже страхового запаса. В знаменатель идут только позиции, где страховой запас задан: на практике это строки, у которых в «Расчетном остатке» стоит число, а не прочерк. С остальными сравнивать не с чем, и в процент они не входят. Позиции, попавшие в дефицит, — ровно те строки, что подсвечены в колонке «Расчетный остаток»: сводка и подсветка считаются по одному правилу.

У плашки три состояния:

• «обеспечено 100% позиций» — ни одна позиция с заданным порогом не ушла ниже него.
• «обеспечено N% позиций · M в дефиците», красным — столько-то строк стоит ниже страхового запаса.
• «страховой запас не задан» — порога нет ни у одной позиции в таблице. Процента здесь нет намеренно: считать его не от чего.

К любому из первых двух состояний дописывается «· N ждут поставку», если на полке чего-то не хватает, но порог закрывает уже размещенный заказ. Такие позиции в процент дефицита не идут, но и молчать о них нельзя: пока поставка не приехала, брать со склада нечего.

Итог берется по всем строкам, которые сейчас в таблице: с учетом вкладки, поиска, фильтра по категории, места хранения и тумблера «Ниже безопасного запаса». Пагинация на него не влияет — считается весь отфильтрованный список, а не 25 строк текущей страницы.

Сумма в рублях — стоимость того, что физически лежит на складе. Позиции без себестоимости в нее не попадают и посчитаны отдельной строкой «без себестоимости: N поз.»; она появляется, только когда такие позиции есть.

Плашка отвечает на вопрос «хватает ли запаса», а не «заполнены ли цены». Раньше на ее месте было «покрыто N% позиций» — там считалась доля позиций с известной себестоимостью, и на складе без единого остатка это давало «100%». Если вы помните формулировку «покрыто», речь именно об этой плашке: она переименована и считает теперь другое.

Денежные колонки и кто их видит

Меню «Колонки» в тулбаре открывает список «Видимые колонки» ровно с двумя пунктами: «Средняя себестоимость» и «Стоимость остатка». Выбор запоминается в браузере.

• «Средняя себестоимость» считается методом средневзвешенной по приемкам закупок. Она общая по позиции, не по складу.
• «Стоимость остатка» = «В наличии» × «Средняя себестоимость». Поэтому в строке конкретного склада это локальное количество, умноженное на общую себестоимость.

Обе колонки и сумма в рублях в строке «Итого» видны только пользователям с правом «Видеть себестоимость и стоимость запасов». Если у сотрудника этих колонок нет — дело в праве, а не в настройке таблицы. Плашка обеспеченности рядом с «Итого» деньгами не является и видна всем.

Прочерк в себестоимости означает, что по позиции еще не было ни одной приемки закупки, поэтому считать средневзвешенную не из чего.

Как читать числа

Разряды разделяются пробелом, дробная часть — запятой: 1055.5 показывается как 1 055,5. Деньги всегда в рублях, другой валюты на складских экранах нет.

Ноль и прочерк — не одно и то же. 0 значит «посчитано, получилось ноль». — значит «значение не задано»: не заполнен страховой запас, не определена себестоимость.

Что таблица не умеет

• Скрыть или переставить обычные колонки нельзя — переключаются только две денежные.
• Суммарного остатка по позиции сразу по всем складам в интерфейсе нет.
• Себестоимости в разрезе склада нет — она общая по позиции.
• Пагинация есть только на вкладке «Все», по 25 строк. На «Товарах» и «Материалах» список выводится целиком.

Смотрите также:

• Что такое раздел «Склад» — карта раздела и документы, которые двигают остаток
• Почему остаток не сходится — разбор расхождений по колонкам и складам
• Кто видит денежные поля: право доступа к ценам — как выдать право на себестоимость
• Управление запасами: как читать остатки — базовое объяснение колонок