Как провести инвентаризацию

Инвентаризация в системе — это документ пересчёта. Сам по себе он остаток не двигает: когда вы переводите его в «Завершена», система создаёт корректировку склада на разницу, и остаток меняет уже она. Поэтому у инвентаризации, которую вы довели до «Завершена», есть парный документ, а в списке — колонка «№ корректировки». Пустая колонка у демонстрационных документов — это нормально: демонабор вставляет их сразу готовыми, минуя переходы, и корректировки за ними не стоит.

Шаг 1. Создать документ

Раздел «Склад» → вкладка «Инвентаризация» → кнопка создания. Откроется окно «Новая инвентаризация».

В нём два решения. Первое — «Место хранения». Оно обязательное и после старта пересчёта уже не меняется. Одна инвентаризация всегда охватывает одно место хранения; если складов несколько, документов тоже будет несколько.

Второе — «Создать инвентаризацию как», три варианта:

Вариант	Что попадёт в карточку
«Предзаполнить позициями в наличии»	строки с положительным остатком в выбранном месте хранения
«Предзаполнить всеми позициями»	все активные товары и материалы, включая позиции с нулевым остатком
«Пустой список»	ничего, строки добавляются вручную уже в карточке

Подсказка в окне советует: для еженедельной сверки берите все позиции, лишние строки можно удалить в карточке до начала пересчёта. Совет рабочий — нулевые позиции как раз и ловят «на бумаге ноль, а на полке две коробки».

Шаг 2. Собрать список строк

Новый документ открывается в статусе «Не начата». Пока он в этом статусе, состав строк меняется: кнопка «Добавить позицию» добавляет товар или материал, крестик справа удаляет строку. Поля карточки — «Номер» (только чтение, вида ИН-7), «Место хранения» и «Причина». Причина — свободный текст: «плановая», «после переезда», «по требованию аудитора». По ней потом ищут документ в списке.

Шаг 3. Начать пересчёт

Статус переключается селектором в шапке карточки. Переведите документ в «В процессе».

В этот момент система записывает в каждую строку колонку «На складе» — системный остаток на момент старта. Дальше это число зафиксировано и само не обновляется. Отсюда практическое правило: пересчёт стоит начинать тогда, когда по этим позициям не идут отгрузки и приёмки. Иначе к завершению системный остаток уже другой, а сравниваете вы со старым.

Шаг 4. Заполнить «Фактический остаток»

После старта таблица строк выглядит так:

Колонка	Что в ней
«Позиция»	товар или материал
«На складе»	системный остаток, снятый при старте
«Фактический остаток»	сколько нашли по факту, вводите вы
«Расхождение»	факт минус система, считается сразу
«Комментарий»	свободная заметка по строке

Пока строку не тронули, в «Расхождении» стоит «Не посчитано». Как только вводите число, появляется разница: недостача красная, излишек зелёный. Ноль — тоже результат, строка считается посчитанной.

Редактировать строки можно только в статусе «В процессе». В «Подсчитано» и «Завершена» поля становятся текстом.

Галка «Обнулить непосчитанные позиции»

Она видна только в статусе «В процессе». Если её не ставить, а строки заполнены не все, система не даст двигаться дальше: «Заполните фактический остаток по всем строкам перед завершением подсчета».

Название галки обещает не то, что она делает. Остаток она не обнуляет. Незаполненным строкам подставляется их же системное количество из колонки «На складе». Расхождение по ним становится нулевым, движений они не создают — то есть система считает, что эти позиции пересчитали и всё сошлось.

Отсюда риск. Если строку пропустили не потому, что там всё в порядке, а потому, что не дошли до полки, галка тихо запишет расхождение как ноль. Ставьте её осознанно: она для случая «пересчитали выборку, остальное не трогаем», а не для «закроем поскорее».

Шаг 5. Завершить

Дальше два пути. Можно перевести документ в «Подсчитано» — это фиксация того, что пересчёт закончен, остатки ещё не тронуты. Можно сразу в «Завершена» — тогда проверка на заполненность и завершение отработают за один переход.

В «Завершена» система создаёт корректировку склада с названием вида «Инвентаризация ИН-7» и записывает по каждой ненулевой строке движение на величину расхождения. Номер корректировки появляется в списке инвентаризаций в колонке «№ корректировки».

Важная деталь: корректировка прибавляет расхождение к текущему остатку, а не выставляет остаток равным факту. Если после старта пересчёта позиция успела уехать по отгрузке, итоговое число не совпадёт с тем, что вы насчитали на полке.

Через инвентаризацию остаток может уйти в минус: проверки, которая не пускает вручную ниже нуля, здесь нет.

Что пересчёт не меняет

Дату. Корректировка и её движения всегда создаются текущей датой. Полей даты в карточке инвентаризации нет, поменять их нельзя — провести пересчёт задним числом не получится.

Среднюю себестоимость обычной позиции. Она считается по приходам от закупок, и количество, найденное или потерянное при пересчёте, в этот расчёт не попадает. У партионных позиций поведение другое, про это отдельная статья.

Права

Вся группа складских документов работает по праву «Управлять запасами». Любое удаление — отдельное право «Удалять складские документы», причём и для документа целиком, и для отдельной строки пересчёта; без него пункт «Удалить» в меню карточки виден, но неактивен. Сотрудник, у которого доступ ограничен местами хранения, чужие инвентаризации не увидит вовсе.

Чего в инвентаризации нет

• Печатной формы акта нет. Унифицированных форм ИНВ-3 и ИНВ-19 в системе тоже нет.
• Сканирования штрихкодов при пересчёте нет. Количество вводится с клавиатуры.
• Циклического и «слепого» пересчёта нет — колонка «На складе» видна тому, кто считает, и расписания повторов в системе нет.
• Выбрать партию в строке нельзя. Пересчёт идёт по позиции целиком.

Смотрите также:

• Статусы инвентаризации и откат — что можно в каждом статусе и как отменить завершённый пересчёт
• Корректировка склада: излишки и списание — документ, который двигает остаток
• Инвентаризация партионных позиций — куда уходит излишек и с каких партий списывается недостача
• Почему остаток не сходится — разбор расхождений до того, как назначать пересчёт
• Что такое раздел «Склад» — вкладки раздела и документы, которые двигают остаток