Почему остаток не сходится

«В системе одно, на складе другое» — разбирается по документам. Ниже семь причин в том порядке, в котором их стоит проверять: от самых частых к редким.

Сразу важное: истории движений по позиции в продукте нет. Нельзя открыть ленту «когда и на сколько менялся остаток». Разбор всегда идёт по документам — закупкам, заказам клиентов, производственным заказам, корректировкам и инвентаризациям.

1. Вы смотрите не на ту колонку

Самая частая причина. В таблице три числа, которые легко перепутать:

• «В наличии» — что физически лежит на складе;
• «Доступно» = «В наличии» − «Зарезервировано» — что можно отгрузить сегодня;
• «Расчётный остаток» = «В наличии» + «Ожидается» − «Зарезервировано» − «Страховой запас» — нужно ли закупать.

Кладовщик обычно сверяется с «В наличии», менеджер — с «Доступно», закупщик — с «Расчётным остатком». Три разных числа по одной позиции — это норма, а не ошибка. Формулы разобраны в статье «Таблица остатков: что значит каждая колонка».

2. Позиция лежит на нескольких складах

Строка таблицы — это пара «позиция плюс место хранения». Если материал есть на двух складах, строк будет две, и каждая покажет только свой остаток. Суммы по позиции в интерфейсе нет — складывайте вручную или отфильтруйте нужное место хранения в селекте над таблицей.

Отдельная ловушка: колонка «Ожидается» считается по позиции целиком и подставляется в каждую строку одинаково. Три строки по 100 кг в «Ожидается» — это одна поставка на 100 кг, а не три.

3. Документ откатили

Откат меняет и остаток, и партии, но не везде одинаково:

Что сделали	Что стало с остатком и партиями
Откатили приёмку закупки или удалили закупку	Партии помечаются удалёнными, остаток по ним обнуляется
Вернули заказ клиента из «Выполнен» в «Открыт»	Остатки партий возвращаются, распределение по партиям стирается — при следующей отгрузке сработает автоподбор
Удалили заказ клиента	Остатки партий не возвращаются. Проверьте партии отдельно
Вернули производственный заказ в «Не начат»	Материалы возвращаются в партии, распределение стирается
Вернули производственный заказ из «Выполнен»	Партия выпуска помечается удалённой
Откатили завершённую инвентаризацию	Остатки партий восстанавливаются

Строка про удаление заказа клиента — исключение из общего правила. Если заказ был партионным, после удаления сверьте остаток позиции с суммой остатков её партий.

4. Остаток есть, а партий на него нет

На вкладке «Партии» встречается синтетическая строка «Без партии». Это часть остатка партионной позиции, за которой не стоит ни одна партия.

Чаще всего она появляется после излишка при инвентаризации: пересчёт добавляет количество на склад, но партию не создаёт, потому что выбрать партию в пересчёте негде. В результате остаток по позиции больше, чем сумма остатков её партий.

Такой запас не имеет срока годности и не участвует в подборе по сроку. Разбирается он вручную: списать корректировкой и оприходовать через приёмку закупки, если нужна настоящая партия со сроком, либо оставить как есть при несущественном количестве.

5. Остаток ушёл в минус

Вручную увести остаток ниже нуля нельзя: корректировка отклонит операцию с ошибкой Insufficient stock — это сообщение пока не переведено на русский.

А вот через инвентаризацию в минус уйти можно: пересчёт эту проверку не выполняет. Если вы видите отрицательное число, ищите последнюю инвентаризацию по этому месту хранения. Отдельного предупреждения об отрицательных остатках в системе нет.

6. Число в выгрузке не совпадает с экраном

Выгрузка остатков в CSV считает колонки «Ожидается» и «Рассчитано» иначе, чем экран, поэтому эти два столбца в файле могут расходиться с таблицей. Сверяйтесь с экраном, а файл используйте для инвентарной описи по количеству.

Ещё одно различие: заголовки в файле не совпадают с подписями колонок на экране. «В наличии» в файле называется «На складе», «Страховой запас» — «Минимум».

7. Это демонстрационные данные

Если аккаунт заводился с демонстрационным набором, часть остатков появилась вместе с ним и не подкреплена документами. Такие цифры не нужно объяснять — их нужно обнулить инвентаризацией перед началом реальной работы.

Порядок разбора

1. Определите, какое именно число не сходится: «В наличии», «Доступно» или «Расчётный остаток».
2. Проверьте, нет ли у позиции второй строки по другому месту хранения.
3. Откройте документы за спорный период: приёмки, отгрузки, производственные заказы, корректировки, инвентаризации.
4. Для партионной позиции сверьте остаток с суммой партий и проверьте строку «Без партии».
5. Если расхождение подтвердилось, приведите остаток к факту инвентаризацией и запишите причину в поле «Причина» — это единственный след разбора, который останется в системе.

Смотрите также:

• Таблица остатков: что значит каждая колонка — формулы всех расчётных колонок
• Партии и сроки годности на складе — откуда берутся партии и почему их сумма может не сойтись с остатком
• Что такое раздел «Склад» — какие документы двигают остаток
• Приёмка заказа на закупку — что происходит с остатком при поступлении и отмене поступлений