Закупка из плана пополнения запасов

Раздел «План» отвечает на вопрос «что и когда пора заказать». Он берет остатки, открытые заказы и страховой запас, считает, когда запас закончится, и показывает список позиций, по которым пора действовать. Из этого списка заказ поставщику оформляется одной кнопкой.

Где находится план и чем отличаются его табы

Пункт «План» с иконкой календаря стоит в главном меню. Внутри два таба, у каждого свои под-вкладки «Все», «Товары» и «Материалы»:

• «Планирование» — как остаток каждой позиции пойдет по неделям вперед.
• «Пополнение» — какие позиции пора докупить или запустить в производство.

Разница в вопросе. «Планирование» отвечает «как будет меняться остаток», «Пополнение» — «что и когда заказать».

Оформить закупку можно только с «Пополнения». На табе «Планирование» кнопки нет ни в строке, ни в тулбаре: если вы ищете ее в графике по неделям, переключитесь на второй таб.

Раздел видят все сотрудники, кроме оператора цеха. Отдельного права на «План» в системе нет: доступ к нему не настраивается вместе с правами на закупки и склад.

Почему таблица пустая

Если пополнять нечего, вместо строк стоит «Все позиции в норме.». Это не сбитый фильтр и не ошибка загрузки — просто ни по одной позиции дефицит не прогнозируется.

Позиция может не попасть в таблицу по трем причинам:

• не задан страховой запас. Без порога сравнивать не с чем, и рекомендации по позиции не будет. Страховой запас вводится прямо в ячейке таблицы остатков — см. «Таблица остатков: что значит каждая колонка».
• дефицит наступит позже, чем через 16 недель. Дальше этого горизонта план не смотрит.
• рекомендация получилась нулевой. Если по расчету докупать нечего, строки нет.

Поэтому пустая таблица читается так: «в пределах 16 недель все в порядке у позиций с заданным страховым запасом». Позиции без страхового запаса в этот вывод не входят вообще.

Колонки таба «Пополнение»

Колонка	Что показывает
«Товар»	код и название позиции, ссылка ведет в карточку
«Поставщик»	поставщик по умолчанию из карточки позиции; пусто, если он не задан
«Ниже безопасного запаса»	когда прогноз впервые уходит ниже страхового запаса
«Прогнозный остаток»	самая низкая точка, которую должна покрыть текущая рекомендация; минус выделен красным
«Рекоменд. кол-во»	сколько докупить под подтвержденные движения и прогноз до первой нехватки
«Стоимость закупки»	рекомендуемое количество × цена
«Срок заказа»	к какой дате оформить заказ, чтобы успеть

Что стоит знать про каждую цифру:

• «Ниже безопасного запаса» — начало недели, в которой прогноз уходит ниже порога. План считает неделями, поэтому дата всегда попадает на начало недели, а не на конкретный день.
• «Прогнозный остаток» — то, что лежит на складе, плюс ожидаемые поступления, минус потребности открытых заказов и минус прогноз спроса до первой нехватки. Подтвержденные движения просматриваются на всех 16 неделях: заказ покупателя на конец горизонта из числа не выпадет. А повторяемый статистический спрос после первой нехватки станет следующей рекомендацией, а не одной срочной закупкой на четыре месяца вперед. Каждое поступление засчитывается с той недели, когда оно реально придет: поставка с датой получения через месяц не уменьшает нехватку сегодняшней недели. Исключение — закупка без даты получения: она попадает в первую неделю и считается доступной сразу. Поступления за пределами 16-недельного горизонта планирования в расчет не попадают вовсе.
• «Рекоменд. кол-во» = страховой запас минус прогнозный остаток. Для позиций в неделимых единицах количество округляется вверх: расчетные 12,3 шт превращаются в 13. С включенным переключателем «Активировать прогноз спроса» число покрывает ближайший отрезок до первой нехватки и все уже подтвержденные потребности в горизонте.
• «Стоимость закупки» — оценка, а не счет от поставщика. Цена берется из карточки позиции: сначала цена закупки, а если она не заполнена — себестоимость. У товаров колонка пустая: их план предлагает не покупать, а производить.

Заголовок «Срок заказа» кликабельный: он сортирует таблицу по этой дате в обе стороны. Число над таблицей — количество строк-рекомендаций, а не оформленных заказов.

«Срок заказа» — самая полезная колонка

«Ниже безопасного запаса» говорит, когда станет плохо. «Срок заказа» говорит, когда надо действовать:

срок заказа = дата «Ниже безопасного запаса» − срок поставки позиции

Срок поставки берется из карточки позиции, вкладка «Детали поставки»: у материала это поле «Срок поставки (дней)», у товара — «Срок поставки». Если оно не заполнено, план считает по умолчанию 7 дней. Поставили материалу срок 30 дней — и «Срок заказа» отодвинется на месяц назад от даты дефицита. Разбор самой вкладки — в статье «Детали поставки товара».

Вместо даты в колонке может стоять слово «Срочно»:

• «Срочно» красным — дата заказа сегодня или уже прошла. Заказывать надо сейчас, и все равно поставка придет позже, чем нужно.
• «Срочно» желтым — до даты заказа осталось не больше недели.

Стоит дата — время еще есть. Стоит «Срочно» — времени нет.

Прогноз спроса

Справа в таб-строке стоит переключатель «Активировать прогноз спроса». Он включен по умолчанию.

Прогноз — это средняя недельная продажа позиции по отгруженным заказам за последние 8 недель, за вычетом проведенных возвратов. Система берет эту историю, делит ее на 8 и раскладывает результат по будущим неделям до первой нехватки. Заказ, который оформлен, но еще не отгружен, в прогноз не попадает — он входит в расчет отдельно, как подтвержденная потребность, и учитывается на всем 16-недельном горизонте.

Расчет учитывает выбранный склад: отгрузки с других складов в прогноз не идут. Подробный разбор формулы, окна в 8 недель и каскада по рецепту — в статье «Прогноз спроса: откуда берется число».

Отсюда два следствия, о которых легко забыть:

• прогноз не знает про производство. Материал, который уходит в цех, а не в продажу, спроса по этой формуле не создает. Потребности уже оформленных производственных заказов в расчет входят, но как подтвержденная потребность, а не как прогноз будущего расхода. По материалу, который вы стабильно тратите в производстве без открытых заказов, план недооценит расход.
• окно расчета фиксированное. 8 недель истории поменять нельзя. Текущие значения окна истории и горизонта показаны пояснением над таблицей.

Выключите переключатель — и в расчете останутся только подтвержденные потребности по заказам. Строк станет меньше, а даты дефицита отодвинутся.

Селектор склада

Рядом с переключателем стоит селектор мест хранения, по умолчанию «Все склады». Выбрали один склад — остаток, резервы и производственные заказы считаются по нему.

А вот ожидаемый приход по закупкам по складам не разрезан. У заказа поставщику склада как поля нет, поэтому ожидаемое количество входит в расчет целиком при любом выбранном складе. По одному складу «Прогнозный остаток» из-за этого может выглядеть лучше, чем есть на самом деле. Подробнее про это в статье «Почему остаток не сходится».

Кнопка «Закупка»

В конце строки материала стоит кнопка «Закупка» с плюсом. Клик открывает форму нового заказа на закупку. Закупки в этот момент еще нет — есть только заполненная форма.

Что подставилось:

Поле закупки	Что подставилось
Позиция строки	позиция из строки плана
Количество	«Рекоменд. кол-во»
Цена	«Стоимость закупки», деленная на количество
Поставщик	поставщик по умолчанию из карточки позиции
Ожидаемая дата	дата из колонки «Ниже безопасного запаса»

Заказ появится в системе после первого сохранения формы. Форма сохраняется сама, как только вы уйдете из первого измененного поля. Открыли и ушли со страницы, ничего не тронув, — закупки не будет, и в списке закупок она не появится.

Ожидаемую дату стоит проверить до сохранения. Это начало недели дефицита, и она вполне может оказаться в прошлом — тогда заказ сразу будет выглядеть просроченным.

Дальше форма ведет себя как обычная закупка: поля, проверки и автоподстановку из карточки разбирает статья «Как создать заказ на закупку».

Почему у товара кнопка «Производство»

Кнопка выводится из типа позиции, а не из того, как вы ее пополняете. У материалов всегда «Закупка», у товаров всегда «Производство».

Из этого следует неприятное: товар, который вы перепродаете, а не производите, заказать из плана нельзя. Кнопка в его строке все равно будет «Производство». Оформляйте такую закупку вручную из раздела «Закупки».

Кнопка «Производство» бывает выключенной. Если у товара нет активного рецепта, кнопка серая, а под курсором появляется подсказка «Нет активного рецепта». Задайте рецепт в карточке товара, и кнопка заработает.

Краевые случаи

У позиции не задан поставщик по умолчанию. Колонка «Поставщик» в плане пустая, и в форме закупки обязательное поле «Поставщик» тоже останется пустым. Заказ не сохранится, пока вы его не выберете. Чтобы не заполнять каждый раз, задайте поставщика на вкладке «Детали поставки» карточки позиции.

Обновление страницы теряет предзаполнение. Данные передаются при переходе, а не через адрес страницы. Нажали F5 в форме до первого сохранения — увидите пустую форму закупки.

Ссылку на предзаполненную закупку переслать нельзя. В адресе нет ни позиции, ни количества. Коллеге придется нажать «Закупка» самому. Как только форма сохранилась, у заказа появляется обычный адрес, и его уже можно передать.

Отметить несколько строк и оформить один заказ нельзя. Чекбоксы в строках есть, но массового создания закупок в системе нет: заказ оформляется по одной строке за раз.

Чего план не делает

• Не создает заказы сам. И «Закупка», и «Производство» только открывают форму.
• Не сравнивает остаток ни с чем, кроме страхового запаса. Других порогов у позиции нет.
• Не учитывает минимальную партию закупки: рекомендуемое количество считается от дефицита, а не от условий поставщика.
• Не присылает уведомлений и писем о наступлении дефицита. Таб надо открывать самому.

Смотрите также:

• Таблица остатков: что значит каждая колонка — где задать страховой запас и как читать «Расчетный остаток»
• Как создать заказ на закупку — поля закупки, автоподстановка из карточки и проверки при сохранении
• Что закупка меняет в остатках на складе — что изменится сразу после сохранения заказа, а что только после приемки
• Закупка из производственного заказа — второй путь в закупку: из строки ингредиента