Дополнительные расходы в закупке

Цена поставщика — это еще не стоимость товара на складе. Сверху ложатся доставка, таможенное оформление, упаковка, услуги перевозчика. Если не учесть эти суммы, себестоимость получится заниженной, а маржа по заказу — нарисованной.

Блок «Дополнительные расходы» разносит такие суммы по позициям заказа. Каждая позиция встает на склад уже с учетом своей доли накладных.

Где находится блок

Блок «Дополнительные расходы» — это таблица прямо в карточке заказа на закупку, ниже таблицы позиций. Отдельного окна открывать не нужно.

В новой закупке блока нет. Он появляется только после того, как заказ сохранен. Это не ошибка: расходы распределяются по позициям, а позиции до сохранения еще не записаны. Сначала сохраните заказ со строками — потом добавляйте расходы.

Кнопка «Добавить расход» добавляет пустую строку. В таблице шесть колонок:

Колонка	Что вводить
№	номер строки, проставляется сам
Наименование	название расхода, плейсхолдер «Например: Доставка до склада»
Референс	номер документа, плейсхолдер «ТТН / ГТД / акт»
Правило распределения	«По стоимости» или «Не распределяется»
Сумма, ₽	сумма расхода
Налог (%)	ставка налога по строке расхода

Первая строка таблицы — сводная, с подписью «Итого».

В «Наименование» пишите то, что поймете через полгода: «Доставка ТК до склада», «Таможенное оформление», «Паллетирование». В «Референс» — номер накладной, ГТД или акта, чтобы расход можно было сверить с бумагой поставщика или перевозчика.

Два правила распределения

Правил ровно два.

«По стоимости» — расход делится между позициями пропорционально стоимости каждой строки. Это правило стоит у новой строки по умолчанию. Подходит для доставки, таможни, страховки — всего, что дорожает вместе со стоимостью груза.

«Не распределяется» — сумма учитывается в заказе, но в себестоимость позиций не попадает. Подходит для расходов, которые не относятся к конкретному товару: разовая комиссия банка, услуга оформления документов.

Как считается доля по стоимости

Формула такая:

распределяемое = сумма расходов с правилом «По стоимости»
база = сумма (количество × цена) по всем позициям заказа
доля позиции = распределяемое × (количество × цена) ÷ база

Результат округляется до двух знаков.

Пример — заказ PO-16 с кадров ниже. В нем две позиции:

• краска для ткани — 10 шт по 140 ₽, стоимость строки 1 400 ₽;
• ткань хлопок — 20 м по 105 ₽, стоимость строки 2 100 ₽.

База = 3 500 ₽. Доставка до склада 250 ₽ с правилом «По стоимости» разойдется так:

• краска: 250 × 1 400 ÷ 3 500 = 100 ₽, то есть 10 ₽ на штуку;
• ткань: 250 × 2 100 ÷ 3 500 = 150 ₽, то есть 7,5 ₽ на метр.

Второй расход заказа, страхование груза на 300 ₽, стоит с правилом «Не распределяется», поэтому в базу он не входит и на цену позиций не влияет.

Дороже строка — больше доля. Пересчет происходит в момент сохранения заказа, а не при приемке. Изменили цену или количество в позиции — сохраните заказ, и доли пересчитаются.

Колонка «Накладные, ₽»

Результат распределения виден в таблице позиций, в колонке «Накладные, ₽». Это колонка только для чтения: подсказка так и говорит — «Рассчитывается автоматически, вручную не правится».

Так сделано намеренно: значение выводится из суммы расходов и стоимости строк. Нужна другая цифра — меняйте сумму расхода, правило распределения или цену позиции.

Итоговый блок под таблицей

Под таблицей расходов три строки:

• «Распределяется на позиции» — сумма расходов с правилом «По стоимости». Именно она разошлась по колонке «Накладные, ₽».
• «Не распределяется» — сумма расходов, которые остались вне себестоимости позиций.
• «Всего накладных» — сумма обеих строк, полный объем дополнительных расходов по заказу.

Быстрая проверка: «Распределяется на позиции» должно примерно совпадать с суммой колонки «Накладные, ₽» по всем строкам. В заказе PO-16 это 250 ₽ доставки против 100 ₽ и 150 ₽ по двум строкам; страховка 300 ₽ стоит отдельно, а «Всего накладных» = 550 ₽.

Краевые случаи

Позиция с нулевой стоимостью не получит долю. Если количество или цена равны нулю, стоимость строки тоже ноль, и формула дает ноль накладных.

Копейки могут не сойтись. Доля каждой строки округляется до двух знаков отдельно, поэтому сумма колонки «Накладные, ₽» иногда отличается от суммы расходов на копейку-две. На складскую себестоимость это не влияет.

Налог по строке расхода не распределяется. Ставку в колонке «Налог (%)» можно заполнить, она сохранится, но по позициям расходится только чистая сумма расхода.

Пустая строка молча не сохранится. Строку без наименования сервер пропустит при сохранении, сообщения об ошибке в этой таблице не будет. Если добавленный расход исчез после сохранения — проверьте, было ли заполнено «Наименование».

Строки расходов перезаписываются целиком. Каждое сохранение заказа записывает таблицу расходов заново. Поэтому редактируйте ее в одной вкладке, а не в двух параллельно.

Вносите расходы до приемки

Это главное ограничение. После полной приемки заказа таблица расходов становится только для чтения, кнопка «Добавить расход» исчезает.

Себестоимость уже принятого товара задним числом не пересчитывается: приемка забирает ту долю накладных, которая была записана на момент поступления. Поэтому порядок такой:

1. создайте заказ и сохраните его;
2. внесите все известные расходы и сохраните заказ еще раз;
3. только потом принимайте товар.

Если счет перевозчика приходит позже поставки, дождитесь его до приемки или заложите ожидаемую сумму, а точную цифру уточните до того, как примете заказ.

Смотрите также:

• Себестоимость после приемки закупки — как доля накладных попадает в среднюю себестоимость
• Приемка заказа на закупку — как принять товар на склад
• Где посмотреть себестоимость закупки — экраны и колонки, на которых видна себестоимость