Складской учёт для торговли: быстрый старт

После чтения вы соберёте рабочий контур для торговли без собственного производства: заказ клиента, закупка у поставщика, приёмка и отгрузка со склада.

Когда это нужно

Эта статья для вас, если вы покупаете готовый товар и продаёте его дальше. Вы не режете, не собираете и не варите — товар приходит от поставщика и уходит клиенту.

Если вы производите товар сами, вам нужен быстрый старт для производителя. Здесь рецепты и производственные заказы не понадобятся.

Когда MRP нужен без производства

Может показаться, что без производства достаточно таблицы в Excel. Но как только заказов становится много, таблица начинает врать: товар обещан двум клиентам, поставка задержалась, остаток ушёл в минус.

Система связывает три вещи: сколько товара обещано клиентам, сколько едет от поставщика и сколько лежит на складе. Это и есть польза без всякого производства.

1. Товары и поставщики

Заведите товары, которыми торгуете. Для каждого хватит названия и единицы измерения. Цену продажи можно указать сразу, чтобы видеть сумму заказа.

Добавьте поставщиков, у которых закупаете. Для первого контура достаточно одного поставщика и одного покупателя.

2. Заказ клиента и заказ поставщику

Оформите заказ клиента: выберите покупателя, добавьте товар, укажите количество и цену.

Если товара на складе не хватает, оформите заказ поставщику на недостающее количество. Так вы связываете спрос и закупку: видно, что продано, и видно, что нужно докупить.

3. Приёмка и остатки

Когда товар приходит от поставщика, оформите приёмку по заказу поставщику. После приёмки остаток на складе вырастет.

Смотрите склад, чтобы понимать три величины: сколько в наличии, сколько зарезервировано под заказы клиентов и сколько ожидается из закупки. Подробнее об этих колонках — в статье про основы запасов.

4. Отгрузка клиенту

Когда товар на складе есть, отгрузите его по заказу клиента. После отгрузки остаток уменьшится, а заказ перейдёт в отгруженные.

Контур замкнулся: заказ — закупка — приёмка — отгрузка. Дальше это повторяется по каждому товару.

Что не нужно включать

В торговле без производства вам не нужны:

• рецепты (BOM) — товар не собирается из материалов;
• производственные заказы — вы ничего не изготавливаете;
• операции и этапы работы.

Раздел «Закупки» открывается по праву доступа к закупкам. Если вы не видите закупки, проверьте права своей учётной записи у владельца аккаунта.

Маркетплейсы могут быть вашим каналом продаж, но в этой статье речь только про учёт: товар, заказ, остаток, отгрузка.

Частые ошибки

Заводить рецепты по привычке

Если вы не производите товар, рецепт не нужен. Он только запутает карточку.

Продавать в минус, не оформляя закупку

Если товара нет, а заказ принят, оформите заказ поставщику. Иначе остаток уйдёт в минус, и вы потеряете контроль.

Не оформлять приёмку

Пока приёмки нет, товар «едет», но на складе его нет. Отгружать нечего. Оформляйте приёмку, когда товар физически пришёл.

Смешивать зарезервированное и свободное

Товар, обещанный клиенту, уже занят. Смотрите не только «в наличии», но и «зарезервировано», чтобы не продать одно и то же дважды.

Следующий шаг

Разберите, как добавить контрагента и как оформить первый заказ. Затем пройдите сквозной рабочий процесс без производства: продажа со склада с дозаказом у поставщика.