Статусы приемки закупки

Каждый заказ на закупку проходит три статуса приемки: «Не получен», «Частично получен» и «Получен». Статус меняется автоматически — не вручную. Это важно: нельзя поставить «Частично получен» в поле, не создав реальное событие поступления. Система считает статус по журналу поступлений.

Три статуса приемки

Не получен — ни одна строка заказа еще не принята. Это начальное состояние после сохранения заказа.

Частично получен — хотя бы одна строка принята, но остаток еще ненулевой. Система выставляет этот статус автоматически, как только в журнале поступлений появляется первая запись по заказу.

Получен — все строки закрыты: принятое количество по каждой строке равно заказанному. Статус устанавливается автоматически после последней приемки.

Как система считает статус

Статус вычисляется из журнала поступлений, а не из поля в карточке. Каждый раз, когда вы принимаете товар, система добавляет запись в этот журнал. Затем она суммирует принятые количества по строкам и сравнивает с заказанными.

Если хотя бы одна строка имеет остаток больше нуля — статус «Частично получен» (PARTIALLY_RECEIVED). Если остатков нет — «Получен» (RECEIVED). Если журнал пустой — «Не получен» (NOT_RECEIVED).

Кнопка «Принять все» принимает весь текущий остаток одним действием — удобно, когда поставка пришла полностью.

Что остается в открытых закупках

Заказ со статусом «Не получен» или «Частично получен» остается в разделе «Открытые» вместе с другими активными заказами. Там видны остатки по строкам — что еще нужно принять.

Если поставщик не привез часть товара и вы знаете, что больше не привезет, закройте заказ принятием оставшегося количества или уточните строки вручную. Оставлять заказ навсегда в «Частично получен» не рекомендуется: он будет появляться в открытых вместе с реально незакрытыми поставками.

Что происходит после «Получен»

Когда статус становится «Получен», заказ на закупку автоматически переходит в статус Выполнен (Done). Система фиксирует дату закрытия (completed_at) — именно в этот момент, не раньше.

Выполненные заказы перемещаются из «Открытых» в «Выполненные». Их можно просмотреть, но редактировать строки и принимать товар по ним нельзя.

Как вернуть закупку в «Не получен»

Чтобы полностью отменить все поступления по заказу, используйте кнопку «Отменить поступления» в карточке заказа. Это удаляет все записи из журнала поступлений по данному заказу, и статус возвращается к «Не получен».

Важно: это полный откат всех событий приемки, а не отмена одной последней записи. Частично откатить — например, удалить только второе из трех поступлений — нельзя.

После отмены остатки на складе пересчитываются, а заказ снова попадает в «Открытые». Если нужно принять товар снова, сделайте это как обычно.

Подробнее о частичных приемках и истории поступлений — в статье «Частичная приемка и история закупки».

Когда статус доступен только для просмотра

Если дата заказа попадает в закрытый учетный период, все изменения заблокированы. Статус приемки видно, но принять товар, изменить строки или отменить поступления нельзя. Это касается и уже выполненных заказов, и частично принятых.

Если нужно внести исправление в заказ из закрытого периода, обратитесь к администратору учетной системы — только он может изменить границы периода.

Смотрите также:

• Приемка заказа на закупку — как выполнить первую приемку
• Частичная приемка и история закупки — несколько поступлений по одному заказу