Импорт поставщиков из файла

Если поставщики уже есть в таблице — в Excel, в выгрузке из бухгалтерии, в списке от менеджера, — заводить их по одному не нужно. Файл загружается целиком, и система сама разберет реквизиты: проверит ИНН по контрольной сумме, отбракует битый БИК и покажет, какие строки не заехали и почему.

Два способа загрузить файл

Оба живут в одном месте: «Настройки» → «Импорт данных». Но работают по-разному, и выбирать надо до того, как вы начнете править файл.

Простой импорт — плитка «Добавить поставщиков». Файл собирается строго по нашему шаблону: ровно 10 колонок в том же порядке, разделитель — точка с запятой. Предпросмотра нет, после загрузки строки сразу уходят в справочник.

Ассистент импорта — синий баннер «Ассистент импорта · для своих файлов» вверху страницы, кнопка «Попробовать». Заголовки в файле любые: вы сами сопоставляете их с полями системы. Разделитель ассистент определяет сам, а перед записью показывает предпросмотр.

Формат у обоих один — CSV.

Правило простое. Если вы готовы подогнать файл под наш шаблон — берите простой импорт, он в один шаг. Если файл пришел со стороны и колонки в нем называются по-своему — берите ассистент, он даст сопоставить колонки руками и показать, что получится, до того как строки попадут в справочник.

Начните со скачивания шаблона

На плитке «Добавить поставщиков» две кнопки: «Скачать шаблон» и «Загрузить данные». Нажимайте их именно в этом порядке.

Собирать файл с нуля не стоит. Число колонок в заголовке жесткое — ровно 10. Файл с девятью или одиннадцатью колонками система не разберет, а разбираться, какой колонки не хватает, придется вам. Скачанный шаблон уже содержит правильный заголовок и три строки-примера: юрлицо, ИП и частный поставщик без реквизитов. Удалите примеры, вставьте свои строки — и заголовок останется верным.

Колонки шаблона

Колонка	Что в нее писать
«Название»	рабочее имя поставщика; единственная обязательная колонка
«Юр. название»	юридическое лицо для печатных форм; читайте раздел ниже, прежде чем заполнять
«ИНН»	10 цифр для юрлица или 12 для ИП, проверяется по контрольной сумме
«КПП»	9 цифр; сохраняется только вместе с 10-значным ИНН
«БИК»	ровно 9 цифр
«Расчетный счет»	ровно 20 цифр; сверяется с БИК
«Email»	почта поставщика
«Телефон»	телефон
«Адрес»	адрес
«Комментарий»	заметка, попадет в карточку

Обязательная колонка одна — «Название». Все остальное можно оставить пустым: строка Петров Сергей;;;;;;petrov@example.ru;;; из шаблона — валидная запись, поставщик заедет с именем и почтой.

Лишние пробелы по краям значений система убирает сама, специально подчищать файл не нужно.

«Юр. название» затирает «Название»

Это самое неочевидное место импорта, и наступить на него легче всего именно по шаблону.

Если колонка «Юр. название» заполнена, в справочник попадет именно она. То, что вы написали в колонке «Название», в интерфейсе не появится нигде. Заодно юридическое название продублируется в комментарий карточки строкой «Юр. название: …».

«Название» в файле	«Юр. название» в файле	Имя в справочнике
Хлопок-Трейд	ООО «Хлопок-Трейд»	ООО «Хлопок-Трейд»
ИП Ниткин	ИП Ниткин	ИП Ниткин
Ткани Севера	(пусто)	Ткани Севера

Это не сбой. Задумано так ради печатных форм: в документе по закупке должно стоять юридическое лицо, а не рабочая кличка поставщика.

Отсюда практический вывод. Первая строка-пример в самом шаблоне — Лен Поволжья;ООО «Лен Поволжья»;… — уже устроена так, что заедет как «ООО «Лен Поволжья»». Если вы правите шаблон по образцу и заполняете обе колонки, короткие имена вы потеряете.

Хотите видеть в справочнике короткое рабочее имя — оставьте колонку «Юр. название» пустой, а юридическое название положите в «Комментарий». Хотите видеть юрлицо — заполняйте «Юр. название» и не удивляйтесь, что «Название» не показывается.

Ассистент импорта работает по тому же правилу: он собирает из ваших колонок такой же файл и отдает его тому же обработчику. Сопоставили свою колонку с полем «Юр. название» — получите тот же результат.

Разделитель и кодировка

Два требования, из-за которых чаще всего «ничего не загрузилось»:

• разделитель — точка с запятой (;), не запятая и не табуляция;
• кодировка — UTF-8.

Excel по умолчанию сохраняет CSV иначе. Если сохранить файл в кодировке Windows, загрузка оборвется целиком, еще до разбора строк, с сообщением:

Файл не в кодировке UTF-8. Сохраните CSV как UTF-8.

Лечится это на стороне Excel: «Сохранить как» → «CSV UTF-8 (разделитель — запятая)», а затем проверьте, что разделителем в файле стала точка с запятой. В российской локали Excel обычно ставит именно ее. Скачанный шаблон уже сохранен правильно, поэтому надежнее всего править его, а не пересобирать файл заново.

Что показывает отчет

После загрузки под плиткой появляется полоса результата:

Импорт завершен · 3 принято · 3 отклонено

Если есть ошибки или предупреждения, полоса становится желтой и в ней появляется ссылка «Скачать отчет об ошибках (CSV)». Сами сообщения на экране не выводятся — они лежат в этом файле. Скачивайте его, иначе вы увидите только счетчики и не узнаете, что именно не так.

Отчет приходит как suppliers-import-report.csv с тремя колонками: «Строка», «Уровень», «Сообщение». В колонке «Уровень» стоит ошибка или предупреждение.

Номера строк считаются вместе с заголовком. Заголовок — строка 1, первая запись — строка 2. Ищете «строку 4» из отчета — это третья запись вашего файла.

Ошибка и предупреждение — это разные вещи

Ошибка отбрасывает строку. Предупреждение пропускает ее вперед.

Импорт всегда частичный: одна плохая строка не отменяет остальные. Часть записей заедет, часть нет, и обе группы попадут в отчет. Поэтому «отклонено 3» не значит, что загружать надо заново весь файл — достаточно исправить три строки и залить только их.

Ниже все случаи, которые встречаются на импорте поставщиков, с сообщениями из отчета. Сначала пять ошибок: такая строка не заедет, пока вы ее не исправите.

• «Колонка «Название» пустая — наименование поставщика обязательно» — единственное обязательное поле не заполнено.
• «ИНН «1234567890» не проходит проверку контрольной суммы» — цифр нужное количество, но такого ИНН не существует. Обычно это опечатка.
• «ИНН «770708389» должен содержать 10 (юрлицо) или 12 (ИП/физлицо) цифр» — другой длины ИНН не бывает.
• «БИК «0445» должен состоять из 9 цифр» — БИК всегда девятизначный.
• «Расчетный счет «407028105» должен состоять из 20 цифр» — счет всегда двадцатизначный.

Дальше четыре предупреждения — строка заедет, но с оговоркой.

• «Расчетный счет «…» не проходит проверку контрольной суммы по БИК «…» — проверьте реквизиты» — строка заезжает, счет сохраняется как есть.
• «КПП «770701001» проигнорирован: КПП заполняется только для юрлиц с 10-значным ИНН» — строка заезжает, КПП не сохраняется.
• «КПП «770701001» проигнорирован: указан без ИНН» — то же самое: строка заезжает, КПП не сохраняется.
• «Поставщик с ИНН «7712345671» уже существует — строка пропущена» — строка не создается, существующая карточка не меняется.

Три места из этого списка стоит запомнить отдельно.

Битый расчетный счет все равно сохраняется. Счет, не прошедший проверку по БИК, ляжет в карточку в том виде, в каком вы его написали. Предупреждение здесь — подсказка перепроверить реквизиты, а не отказ. Корпоративные счета иногда формально не проходят алгоритм ЦБ, поэтому система не берет на себя право их выбрасывать.

КПП у ИП не сохраняется, и это нормально. КПП есть только у юрлиц, поэтому при 12-значном ИНН система его отбрасывает и предупреждает об этом. Строка при этом заезжает целиком, ничего переделывать не нужно.

Дубликат по ИНН — это пропуск, а не обновление. Если поставщик с таким ИНН уже заведен, строка не создается и существующая карточка не меняется, даже если в файле у него другое название и другие контакты. Отсюда прямое следствие, о котором легко забыть: повторным импортом поставщиков не обновить. Импорт умеет только заводить новых. Правки в уже существующие карточки вносите руками.

У пропущенной по ИНН строки есть еще одна особенность: она не попадает ни в «принято», ни в «отклонено». Загрузите тот же файл второй раз — и увидите «Импорт завершен · 0 принято · 0 отклонено», а все сообщения будут предупреждениями о дубликатах.

Когда файл не примут целиком

Обычно проблемы построчные. Файл отвергается целиком только в двух случаях:

• кодировка не UTF-8 — «Файл не в кодировке UTF-8. Сохраните CSV как UTF-8.»;
• в заголовке не 10 колонок — «Ожидается 10 колонок в заголовке, получено 2».

Второе сообщение — верный признак того, что файл собран вручную или что при пересохранении Excel заменил точку с запятой на запятую: тогда вся строка заголовка читается как одна колонка.

Если же неверное число колонок только у отдельной строки — например, в комментарии оказалась лишняя точка с запятой, — отвергается одна строка, с сообщением «Ожидается 10 колонок, получено 11».

Ассистент импорта

Ассистент нужен, когда файл пришел со стороны и переименовывать в нем колонки не хочется. Вход к нему — синий баннер «Ассистент импорта · для своих файлов» вверху страницы «Импорт данных», кнопка «Попробовать». Внутри своя вкладка «Поставщики» и три шага:

1. «Шаг 1. Сопоставление колонок» — система подбирает поле для каждой колонки вашего файла сама, вы проверяете и правите. Ненужные колонки помечаются как «Не импортировать эту колонку». Обязательное поле здесь одно — то же «Название».
2. «Шаг 2. Проверка данных» — предпросмотр до записи. Видно, сколько строк принято и сколько отклонено, и по каким строкам ошибки. В справочник на этом шаге еще ничего не попало.
3. «Шаг 3. Импорт в систему» — только здесь строки уходят в справочник.

Разделитель ассистент определяет сам и понимает как точку с запятой, так и запятую. Кодировка все та же — UTF-8.

Поддерживается только CSV. В диалоге выбора файла Excel-файл выбрать получится, но загрузить его нельзя — вы увидите сообщение:

XLSX/XLS пока в разработке — пересохраните файл в CSV (UTF-8) и загрузите снова.

Подпись под зоной загрузки говорит то же самое: «Поддерживаемые форматы: CSV · до 10 МБ». Файл тяжелее лимита отобьется сообщением «Файл слишком большой, лимит 10 МБ».

Еще одно ограничение: загруженный файл живет в памяти 30 минут. Если вы ушли с середины мастера и вернулись позже, начинайте с загрузки заново — сопоставление не сохранится.

Куда смотреть после импорта

Загруженные поставщики лежат там же, где и заведенные руками: раздел «Закупки», вкладка «Поставщики». Откройте ее и сверьте несколько карточек — в первую очередь имена, если в файле была заполнена колонка «Юр. название».

Что в карточке и как ей пользоваться, разбирает статья «Поставщики в закупках».

Краевые случаи

Пустой файл или файл только с заголовком. Ошибки не будет: система вернет «Импорт завершен · 0 принято · 0 отклонено». Полностью пустые строки в середине файла она тоже молча пропускает.

ИНН с ведущим нулем. Excel съедает ведущий ноль и превращает 0245123456 в 245123456. Строка отвалится с сообщением «ИНН «245123456» должен содержать 10 (юрлицо) или 12 (ИП/физлицо) цифр». Задайте колонке текстовый формат до того, как вставлять в нее ИНН.

Повторная загрузка того же файла. Строки с ИНН уйдут в пропуски по дубликату, а вот строки без ИНН система дубликатами не считает — они заведутся еще раз. Если в вашем файле ИНН заполнены не везде, повторная загрузка размножит именно эти карточки.

Один и тот же ИНН в двух строках одного файла. Первая строка заедет, вторая уйдет в предупреждение о дубликате.

Файл прошел, а поставщика не видно. Проверьте, не заполнена ли у него колонка «Юр. название»: искать его надо по юридическому названию, а не по тому имени, которое вы написали в «Название».

Чего импорт не делает

• Не обновляет существующих поставщиков. Дубликат по ИНН пропускается, карточка остается прежней.
• Не удаляет и не отключает поставщиков. Убрать лишнее можно только руками в справочнике.
• Не читает XLSX и XLS. Только CSV, файл нужно пересохранить.
• Не откатывается. Отменить уже выполненный импорт одной кнопкой нельзя: заехавшие строки придется править или удалять по одной.
• Не выгружает поставщиков в файл. Выгрузки справочника поставщиков в системе нет, поэтому прием «выгрузить, поправить в Excel, загрузить обратно» здесь не работает.
• Не загружает валюту, условия оплаты, отсрочку, категорию и рейтинг поставщика. Таких колонок в шаблоне нет.

Смотрите также:

• Поставщики в закупках — список, карточка, валюта поставщика и права на удаление
• Как создать заказ на закупку — первый заказ поставщику после того, как справочник заполнен
• Аналитика по поставщикам — сколько и у кого вы закупаете