Ассистент импорта: файл из другой системы

Файл из 1С, выгрузка из другого MRP, собственная таблица бухгалтера — колонки в них называются как угодно, только не как в наших шаблонах. Переименовывать заголовки руками не нужно: для таких файлов есть ассистент импорта.

Ассистент показывает ваши колонки рядом с полями системы и предлагает пары. Вы проверяете пары, смотрите на строки перед записью и жмёте импорт.

Сначала о формате

Ассистент читает только CSV в кодировке UTF-8. Это первое, что стоит знать, потому что интерфейс намекает на другое.

В диалоге выбора файла Excel-книги .xlsx и .xls выбрать можно — они не серые. Но сразу после выбора появляется красная плашка: «XLSX/XLS пока в разработке — пересохраните файл в CSV (UTF-8) и загрузите снова.» Никакого импорта не происходит.

Честная подпись есть в самой зоне загрузки: «Поддерживаемые форматы: CSV · до 10 МБ». Ориентируйтесь на неё.

В Excel это делается через «Файл» → «Сохранить как» → «CSV UTF-8 (разделитель — запятая)». Разделитель ассистент определит сам: он смотрит на первую строку и берёт точку с запятой, если её там не меньше, чем запятых.

Что ассистент умеет загружать

Сущностей четыре, и переключаются они вкладками над зоной загрузки:

• «Товары»;
• «Материалы»;
• «Поставщики»;
• «Покупатели».

Рецептов (BOM), операций и прайс-листов в ассистенте нет — их грузят плитками шаблонов на странице «Импорт данных». Вкладку выбирают до загрузки файла: как только файл заехал, вкладки блокируются. Чтобы сменить сущность, нажмите «Начать заново».

Обязательное поле у всех четырёх одно — название. Всё остальное можно не сопоставлять.

Как открыть

Меню пользователя в правом верхнем углу → «Настройки» → вкладка «Импорт данных». Вверху страницы синий баннер «Ассистент импорта · для своих файлов», кнопка «Попробовать». Прямой адрес — /settings/data-import/assisted.

Шаги живут в памяти страницы, а не в адресе. F5, переход по ссылке и закрытие вкладки сбрасывают мастер на начало. Адрес всё время один и тот же, поэтому закладка на «третий шаг» невозможна.

Загрузка файла

Перетащите файл в пунктирную рамку «Перетащите файл сюда» или нажмите «Загрузить файл». Этот экран номера не имеет — нумерация начинается со следующего.

Пока файл разбирается, в рамке крутится подпись «Сопоставляем колонки автоматически…». Дальше открывается шаг 1.

Шаг 1. Сопоставление колонок

Слева — колонки вашего файла с примером значения из первой строки. Справа — поле системы, которое ассистент подобрал. У каждой пары метка: «Высокая», «Средняя» или «Низкая».

Метка означает уверенность подбора:

Метка	Когда ставится
«Высокая»	заголовок совпал со словарём синонимов («Наименование», «Артикул», «Ед. изм.») или отличается от названия поля не больше чем на две буквы
«Средняя»	заголовок отличается на три-четыре буквы
«Низкая»	подходящего поля не нашлось, в правой колонке стоит «Не сопоставлено»

Любую пару можно поправить руками: нажмите на правую карточку, найдите поле в списке и выберите его. Поле, уже занятое другой колонкой, помечено словом «занято» и не выбирается. Лишнюю колонку файла отключают ссылкой «Не импортировать эту колонку» внизу списка.

Две причины, почему кнопка не нажимается

Кнопка «Перейти к проверке данных» бледнеет и не работает в двух случаях. Подпись слева от неё каждый раз объясняет, в каком именно.

Не сопоставлено обязательное поле. Подпись перечисляет, чего не хватает: «Сопоставьте обязательные поля: Название товара».

Есть хотя бы одна метка «Низкая», и вы не подтвердили сопоставление. Подпись: «Подтвердите все сопоставления, чтобы перейти к проверке данных». Рядом появляется зелёная кнопка «Подтвердить все сопоставления» — нажмите её. Это вторая причина, и её замечают реже первой: обязательное поле вроде на месте, а кнопка всё равно мёртвая.

Шаг 2. Проверка данных

Шаг показывает таблицу и два счётчика: «N принято · готовы к импорту» и «N отклонено». Если ошибки есть, рядом появляется ссылка «Скачать отчёт об ошибках (CSV)» и переключатель «Все» / «Только ошибки».

Считайте разницу между таблицей и счётчиками. В таблице видно максимум пять первых строк файла. Счётчики и список ошибок считаются по всему файлу целиком. Пустая таблица без красных ячеек не значит, что в файле ниже всё чисто, — смотрите на числа.

Номера строк в таблице и в отчёте — это номера строк файла вместе с заголовком. Первая запись всегда идёт как строка 2.

Что здесь проверяется, а что нет

Проверок ровно две:

• обязательное поле не пустое. Ошибка выглядит как «Поле «Название товара» обязательно»;
• тип значения подходит. Цена продажи и закупочная цена должны разбираться как число, запятая в качестве разделителя допустима. Флаги «Можно продавать», «Можно закупать», «Можно производить» и «Учёт партий» принимают true, false, 1, 0, да, нет, yes, no.

Проверка данных — не гарантия импорта. Контрольная сумма ИНН, дубли артикулов и существование единицы измерения на этом шаге не проверяются вовсе. Такие строки попадут в «принято», а отвалятся или будут пропущены уже на шаге 3.

Кнопка внизу называется по числу строк: «Импортировать 42 строки» или «Импортировать 40 строк · 2 пропустить». Вернуться к парам колонок можно кнопкой «Назад к сопоставлению».

Шаг 3. Импорт в систему

Здесь строки уходят в базу. Итог — плашка «Импорт завершён · N товаров добавлено» и до трёх цветных счётчиков: «принято», «пропущено», «отклонено».

Три счётчика означают разное:

• принято — записи созданы;
• пропущено — строку не записали, потому что такая уже есть: у поставщиков и покупателей так отрабатывает дубль по ИНН. Это не ошибка, повторно загружать не нужно;
• отклонено — строка не прошла проверку при записи. Скачайте отчёт, исправьте файл и загрузите снова: повторный импорт пропустит уже добавленное.

У товаров счётчика «пропущено» не бывает. Повторный артикул уходит в «отклонено» с текстом «Товар с SKU «…» уже существует», и такая строка не записывается. Как на кадре выше: 6 принято, 2 отклонено, счётчика пропусков нет вовсе.

У материалов ненайденный поставщик — замечание к принятой строке, а не пропуск. В разделе «Замечания» появится текст: «Поставщик «…» не найден — материал принят без поставщика». Материал создан и входит в счётчик «принято»; не задана только связь с поставщиком по умолчанию.

Если были ошибки, пропуски или замечания, под плашкой раскрывается список с отдельными разделами «Ошибки», «Пропущено» и «Замечания». Рядом — ссылка «Скачать отчёт об ошибках (CSV)». Ссылка живёт, пока открыта страница: скачайте отчёт до того, как нажмёте «Импортировать ещё файл» или обновите страницу.

Кнопка «Перейти к товарам» (или к материалам, поставщикам, покупателям) ведёт в нужный список. Кнопка «Импортировать ещё файл» очищает мастер.

Ограничения

Файл до 10 МБ. Больше — красная плашка «Файл слишком большой, лимит 10 МБ», загрузка не начинается.

Тридцать минут на всю работу. Файл лежит в памяти сервера тридцать минут с момента загрузки. Таймер не продлевается ни переходом между шагами, ни нажатием кнопок. Если не уложились, любое действие отвечает «Сессия импорта истекла, начните заново», и файл придётся загрузить снова.

Изредка сессия теряется раньше срока: одновременно сервер держит двести загруженных файлов и при переполнении выбрасывает самый старый.

Отката нет. Кнопки «отменить импорт» не существует. Лишние карточки удаляются по одной руками.

Смотрите также:

• Что такое раздел «Обмен данными» — карта раздела: семь шаблонных плиток, ассистент и выгрузка
• Импорт поставщиков из файла — разбор той же механики на живом файле с российскими реквизитами