Что такое раздел «Обмен данными»

Первое, что делает новая компания в системе, — переносит в неё то, что уже есть: каталог товаров и материалов, рецепты, список покупателей и поставщиков, цены. Вбивать это руками по одной карточке не нужно. Каталог и справочники загружаются файлом, а любую таблицу в системе можно выгрузить обратно.

Эта статья — карта раздела. Она отвечает на три вопроса: где лежит загрузка, что именно она умеет загружать и чего от неё ждать не стоит.

Где находится загрузка

Откройте меню пользователя в правом верхнем углу и выберите «Настройки», затем вкладку «Импорт данных» — последнюю в списке слева. Прямой адрес — /settings/data-import.

Пункт «Настройки» видят только пользователи с доступом к настройкам. Если его нет, попросите владельца аккаунта выдать право.

Страница простая: заголовок «Импорт данных», подзаголовок «Скачайте шаблон, заполните его и загрузите. На существующие данные импорт не влияет», синий баннер ассистента и семь плиток. У каждой плитки две кнопки — «Скачать шаблон» и «Загрузить данные».

Два способа загрузить файл

Способа два, и выбрать надо до того, как вы начнёте править файл.

Шаблонный импорт — это те самые семь плиток. Вы скачиваете наш шаблон, вставляете в него свои строки и загружаете обратно. Колонки жёсткие: их число и порядок менять нельзя.

Ассистент импорта — синий баннер «Ассистент импорта · для своих файлов» вверху страницы, кнопка «Попробовать». Заголовки в вашем файле могут быть любыми: мастер сам предложит, какая колонка чему соответствует, а вы проверите и поправите.

Правило выбора одно. Файл уже собран по нашему шаблону — берите плитку, это один шаг. Файл выгружен из другой системы и колонки в нём называются по-своему — берите ассистент.

У ассистента есть цена этого удобства и свои границы:

• сущностей в нём четыре, а не семь: «Товары», «Материалы», «Поставщики», «Покупатели». Рецептов, операций и прайс-листов там нет;
• файл до 10 МБ;
• загруженный файл живёт в памяти 30 минут, потом мастер попросит начать заново;
• шаги хранятся в памяти страницы, а не в адресе: F5 сбрасывает работу на начало.

Зато ассистент сам определяет разделитель — и точку с запятой, и запятую, — а перед записью показывает, сколько строк заедет.

Подробный разбор ассистента на живом примере есть в статье «Импорт поставщиков из файла»: механика одна и та же для всех четырёх сущностей.

Что можно загрузить плитками

Плитка	Колонок	Что происходит с повтором
«Добавить товары»	9	дубль по артикулу — строка отклоняется
«Добавить материалы»	7	дубль по артикулу — строка отклоняется
«Добавить рецепты / BOM»	6	материал уже в рецепте — предупреждение, строка пропускается
«Добавить операции для товаров»	7	операция уже у товара — предупреждение, строка пропускается
«Добавить покупателей»	9	дубль по ИНН — предупреждение, строка пропускается
«Добавить поставщиков»	10	дубль по ИНН — предупреждение, строка пропускается
«Обновить прайс-листы»	6	цена перезаписывается

Последняя строка таблицы — самое важное отличие во всём разделе.

Шесть плиток из семи только добавляют новое. Повторная загрузка того же файла не обновит уже заведённые карточки: система увидит дубль и пропустит строку. Приём «выгрузил, поправил в Excel, залил обратно» здесь не работает — правки в существующие позиции вносятся руками.

Обновляет существующие данные только «Обновить прайс-листы». Подзаголовок страницы обещает, что «на существующие данные импорт не влияет», и для шести плиток это правда. Для седьмой — нет: цены в прайс-листе она как раз перезаписывает.

Предпросмотра у плиток нет

Нажали «Загрузить данные», выбрали файл — строки уходят в базу сразу. Экрана «вот что получится, подтвердите» между этими шагами нет.

Отсюда два следствия, о которых лучше знать заранее.

Импорт частичный и построчный. Одна плохая строка не отменяет весь файл: принятые записи остаются в каталоге, отклонённые отбрасываются. После загрузки под плиткой появляется полоса результата «Импорт завершён · N принято · M отклонено», а рядом — ссылка «Скачать отчёт об ошибках (CSV)».

Отката нет. Кнопки «отменить импорт» не существует. Если файл заехал не тот, лишние карточки придётся удалять по одной. Побочные эффекты тоже остаются: категория, которую импорт создал по ходу дела, никуда не денется, даже если строка, ради которой она создавалась, потом упала.

Единственное исключение — прайс-листы: они загружаются целиком или не загружаются вовсе.

Если предпросмотр вам важен, идите через ассистент: у него отдельный шаг «Проверка данных», который считает принятые и отклонённые строки, ничего не записывая. Но помните про его слабое место: на этом шаге проверяются только обязательные поля и типы чисел. Контрольная сумма ИНН, дубли артикулов и существование единицы измерения всплывут только на последнем шаге — уже при записи.

Правила формата, общие для всех плиток

Три требования, из-за которых чаще всего «ничего не загрузилось»:

• кодировка только UTF-8. Файл в кодировке Windows отвергается целиком, ещё до разбора строк, с сообщением «Файл не в кодировке UTF-8. Сохраните CSV как UTF-8.»;
• разделитель только точка с запятой (;). Файл с запятыми читается как одна колонка и отбивается сообщением вида «Ожидается 7 колонок в заголовке, получено 1»;
• число колонок в заголовке жёсткое. Лишняя или недостающая колонка — отказ на весь файл.

Строка 1 — заголовок, строка 2 — первая запись. Номера строк в отчёте считаются именно так: «строка 4» из отчёта — это третья запись вашего файла.

Скачанный шаблон уже сохранён правильно, поэтому надёжнее править его, чем собирать файл с нуля.

Выгрузка

Отдельного экрана выгрузки в системе нет. Она встроена в списки: на экране со списком ищите круглую кнопку со стрелкой вниз рядом с фильтрами. В её меню — пункт «Экспорт в CSV».

Кнопка есть на одиннадцати экранах:

• «Товары» и «Материалы»;
• «Склад» — вкладки «Все», «Товары», «Материалы» и «Партии»;
• «Продажи» — «Заказы», «Прайс-листы», «Расчёты»;
• «Производство» — «Заказы»;
• «Закупки» — «Закупки».

Файл приходит с русскими заголовками, точкой с запятой в качестве разделителя и датами в виде дд.мм.гггг по московскому времени.

Пункт «Экспорт в XLSX» есть ровно на одном экране — «Расчёты». На остальных десяти в меню один пункт, CSV. Описание раздела обещает выгрузку «в CSV и XLSX», и это обещание пока верно для одного экрана из одиннадцати.

Справочники покупателей и поставщиков не выгружаются вовсе: кнопки со стрелкой на этих экранах нет.

Чего в разделе нет

Чтобы не искать: связи со сторонними сервисами в системе нет. Ни готовых интеграций с бухгалтерией, маркетплейсами или CRM, ни ключей доступа, ни обмена по расписанию. «Обмен данными» здесь означает ровно файл: CSV туда, CSV обратно.

Формат тоже один. Excel-файлы .xlsx и .xls не читаются — ни плитками, ни ассистентом. Ассистент даже позволит выбрать такой файл в диалоге, но загрузить его не даст и попросит пересохранить в CSV.

Что описано в других разделах

Три темы относятся к обмену данными, но живут в своих разделах, потому что привязаны к конкретным экранам:

• Импорт и экспорт номенклатуры — загрузка товаров и выгрузка каталога;
• Импорт поставщиков из файла — шаблон поставщиков, российские реквизиты и разбор ассистента по шагам;
• Выгрузка остатков и партий — кнопка выгрузки на складских вкладках и чтение файла в Excel.

Смотрите также:

• Импорт материалов из CSV — шаблон из семи колонок и разбор ошибок построчно
• Импорт покупателей из CSV — девять колонок, проверка ИНН и дубли