Импорт покупателей из CSV

База клиентов обычно приезжает из бухгалтерии или из старой таблицы: название, ИНН, контакты, адрес. Заводить её по одной карточке не нужно — покупатели загружаются файлом, и система сама проверит реквизиты: посчитает контрольную сумму ИНН, отбракует битый КПП и покажет, какие строки не заехали.

Где начать

Откройте меню пользователя, выберите «Настройки», вкладку «Импорт данных», найдите плитку «Добавить покупателей». Сначала «Скачать шаблон», потом «Загрузить данные» — именно в таком порядке.

Число колонок жёсткое: ровно девять. Файл с восемью или десятью колонками отвергается целиком, ещё до разбора строк.

Колонки шаблона

Колонка	Что в неё писать
«Название»	рабочее имя клиента; единственная обязательная колонка
«Юр. название»	юридическое лицо; прочитайте раздел ниже, прежде чем заполнять
«ИНН»	10 цифр для юрлица или 12 для ИП, проверяется по контрольной сумме
«КПП»	9 цифр; сохраняется только вместе с 10-значным ИНН
«Email»	почта клиента
«Телефон»	телефон
«Адрес»	адрес
«Адрес доставки»	адрес отгрузки, если он отличается от основного
«Комментарий»	заметка, попадёт в карточку

Шаблон приходит с тремя строками-примерами: ООО с ИНН и КПП, ИП с 12-значным ИНН без КПП и частное лицо без реквизитов. Удалите примеры, вставьте свои строки — заголовок останется верным.

Обязательная колонка одна. Строка Петрова Анна;;;;anna@example.ru;;;; — валидная запись: клиент заедет с именем и почтой.

Банковских реквизитов в шаблоне покупателей нет. БИК и расчётный счёт есть только у поставщиков — это разные шаблоны и разные плитки.

«Юр. название» подменяет «Название»

Это самое неочевидное место импорта, и наступают на него чаще всего.

Если колонка «Юр. название» заполнена, в справочник попадёт именно она. То, что вы написали в колонке «Название», в интерфейсе не появится нигде. Заодно юридическое название продублируется в примечания карточки строкой «Юр. название: …».

«Название» в файле	«Юр. название» в файле	Имя в справочнике
Лён Поволжья	ООО «Лён Поволжья»	ООО «Лён Поволжья»
Иванов И. И.	ИП Иванов	ИП Иванов
Петрова Анна	(пусто)	Петрова Анна

Это задумано так ради документов: в них должно стоять юридическое лицо, а не рабочая кличка клиента. Но первая же строка-пример в шаблоне устроена именно так и заедет как «ООО «Лён Поволжья»». Если вы правите шаблон по образцу и заполняете обе колонки, короткие имена вы потеряете.

Хотите видеть в списке короткое имя — оставьте «Юр. название» пустым, а юридическое положите в «Комментарий».

Так же ведёт себя «Адрес доставки»: отдельного поля под него в карточке покупателя нет, поэтому адрес уходит в примечания строкой «Адрес доставки: …». Если он совпадает с основным адресом, система его не дублирует.

Как проверяется ИНН

ИНН необязателен: клиент без него заедет спокойно. Но если ИНН указан, он проверяется целиком, и любая из трёх проверок отклоняет строку.

• Только цифры. Пробелы, дефисы и буквы не допускаются: «ИНН «77 07083893» содержит недопустимые символы (только цифры)».
• Длина 10 или 12. Другой длины ИНН не бывает: «ИНН «770708389» должен содержать 10 (юрлицо) или 12 (ИП/физлицо) цифр».
• Контрольная сумма. Цифр нужное количество, но такого ИНН не существует: «ИНН «1234567890» не проходит проверку контрольной суммы». Обычно это опечатка.

КПП проверяется отдельно и ведёт себя мягче:

• КПП не из девяти цифр — ошибка, строка не заедет: «КПП «7707» должен состоять из 9 цифр»;
• КПП при 12-значном ИНН — предупреждение, строка заедет без КПП: «КПП «770701001» проигнорирован: КПП заполняется только для юрлиц с 10-значным ИНН». У ИП и физлиц КПП не бывает, поэтому это нормальный исход, а не ошибка;
• КПП без ИНН — то же самое: «КПП «770701001» проигнорирован: указан без ИНН».

Дубль ищется по ИНН, а не по названию

Ключ дубля — ИНН. Два клиента с одинаковым названием, но разными ИНН — не дубль, оба заедут. Два клиента с одним ИНН и разными названиями — дубль, второй не заедет.

Дубль даёт предупреждение, а не ошибку: «Покупатель с ИНН «7707083893» уже существует — строка пропущена». Существующая карточка при этом не меняется, даже если в файле у клиента другие контакты и другой адрес.

Отсюда прямое следствие: повторным импортом покупателей не обновить. Импорт умеет только заводить новых.

У пропущенной по дублю строки есть особенность: она не попадает ни в «принято», ни в «отклонено». Загрузите тот же файл второй раз — и увидите «Импорт завершён · 0 принято · 0 отклонено», а все сообщения будут предупреждениями о дубликатах.

Строки без ИНН дублями не считаются. Если в вашем файле ИНН заполнены не везде, повторная загрузка размножит именно эти карточки.

Что показывает отчёт

Предпросмотра нет: после выбора файла строки уходят в базу сразу. Под плиткой появляется полоса результата:

Импорт завершён · 24 принято · 2 отклонено

Если есть ошибки или предупреждения, полоса становится жёлтой и в ней появляется ссылка «Скачать отчёт об ошибках (CSV)». Сами сообщения на экране не выводятся.

Отчёт приходит как customers-import-report.csv с тремя колонками: «Строка», «Уровень», «Сообщение». В колонке «Уровень» стоит ошибка или предупреждение.

Номера строк считаются вместе с заголовком. Заголовок — строка 1, первая запись — строка 2.

Ошибка отбрасывает строку, предупреждение пропускает её вперёд. Импорт всегда частичный: принятые клиенты уже в справочнике, отклонённые — нет. Исправлять и заливать заново нужно только отклонённые строки, а не весь файл.

Разделитель и кодировка

Требования те же, что у остальных плиток:

• разделитель — точка с запятой (;);
• кодировка — UTF-8.

Файл в кодировке Windows отвергается целиком: «Файл не в кодировке UTF-8. Сохраните CSV как UTF-8.» Файл с запятыми читается как одна колонка и отбивается сообщением «Ожидается 9 колонок в заголовке, получено 1».

Куда смотреть после импорта

Откройте раздел «Продажи», подраздел «Покупатели». Загруженные клиенты лежат там же, где заведённые руками: в таблице с колонками «Имя», «Email», «Телефон», «ИНН», «Заказов», «Сумма» и «Последняя отгрузка».

Сверьте несколько карточек, в первую очередь имена, если в файле была заполнена колонка «Юр. название». Что ещё есть в карточке, разбирает статья «Как завести покупателя».

Краевые случаи

ИНН с ведущим нулём. Excel съедает ноль и превращает 0245123456 в 245123456. Строка отвалится с сообщением про 10 или 12 цифр. Задайте колонке текстовый формат до того, как вставлять в неё ИНН.

Один и тот же ИНН в двух строках одного файла. Первая строка заедет, вторая уйдёт в предупреждение о дубликате.

Пустой файл или файл только с заголовком. Ошибки не будет: «Импорт завершён · 0 принято · 0 отклонено». Пустые строки в середине файла система молча пропускает.

Файл прошёл, а клиента не видно. Проверьте, не заполнена ли у него колонка «Юр. название»: искать надо по юридическому названию.

Валюта у всех загруженных клиентов пустая. Колонки для валюты в шаблоне нет, поэтому в карточке отображается рубль. Другую валюту выставьте руками.

Чего импорт покупателей не делает

• Не обновляет существующих клиентов. Дубль по ИНН пропускается.
• Не удаляет и не архивирует клиентов. Только руками в справочнике.
• Не откатывается. Отменить выполненный импорт одной кнопкой нельзя.
• Не выгружает покупателей в файл. Кнопки выгрузки на этом экране нет, поэтому приём «выгрузить, поправить, залить обратно» здесь не работает.
• Не загружает банковские реквизиты, валюту, скидку и условия оплаты. Таких колонок в шаблоне нет.
• Не читает XLSX и XLS. Только CSV.

Смотрите также:

• Что такое раздел «Обмен данными» — карта раздела и ассистент импорта
• Как завести покупателя — карточка клиента и её поля
• Импорт поставщиков из файла — соседний шаблон с банковскими реквизитами